最終更新日 2024年4月15日
ビジネスや組織において、会議は不可欠なものであり、会議録の作成はその重要な要素である。
議事録は、会議中に議論されたこと、決定されたこと、割り当てられたアクションアイテムを記録したものです。
多くの人が議事録の重要性を過小評価し、プロジェクトや組織の前進を維持するために議事録が果たす役割を理解しています。
目次
議事録の役割
記録の保持と説明責任
会議録が重要である主な理由の1つは、記録管理です。
議事録は、会議中に何が行われたかを正確かつ客観的に記録するものであり、説明責任を果たすために重要です。
会議中の記憶が異なる場合、議事録は紛争や誤解を解決するために参照することができる文書記録となります。
議事録は、会議中に行われた決定事項や行動項目を思い出させる役割を果たします。
議事録は、会議中に決定されたこと、割り当てられたアクションアイテムを思い出させるものであり、全員が同じ見解を持ち、提起された問題や懸念がタイムリーに対処されることを保証するのに役立ちます。
コミュニケーションと透明性
議事録が重要であるもう一つの理由は、コミュニケーションと透明性です。
議事録は、会議に出席していないステークホルダーと共有できるコミュニケーションツールとしての役割を果たします。
会議録は、会議に出席していないステークホルダーと共有するためのコミュニケーションツールです。
議事録は、議論された内容を全員が同じように理解していることを確認するのに役立ち、ミスコミュニケーションを防ぎ、全員が同じ目標に向かって努力していることを確認することができます。
また、議事録は透明性を促進し、組織がオープンで透明な方法で運営されていることを示すことで、ステークホルダーとの信頼関係を構築するのに役立ちます。
法的保護
会議録は、組織を法的に保護することもできます。
法的紛争が発生した場合、会議録は、組織が責任ある倫理的な方法で行動したことを示す証拠となる可能性があります。
また、議事録は、職場の安全衛生規則などの法的要件や規制要件を遵守していることを証明するものでもあります。
正確で詳細な議事録を作成することにより、組織は、法的義務を真剣に受け止め、責任ある方法で運営することを約束することができます。
組織的な記憶
会議録は、組織の記憶としての役割も果たします。
議事録は、会議中に行われた意思決定や行動の履歴を記録するものであり、将来的に参照するのに便利です。
議事録は、チームが過去の失敗を繰り返さないようにし、過去の成功の上に成り立つよう支援することができます。
例えば、プロジェクトチームが将来同じようなプロジェクトに取り組む場合、過去の類似プロジェクトの議事録を参照することで、何がうまくいき、何がうまくいかなかったかを確認することができます。
議事録を情報源として活用することで、チームはより多くの情報に基づいた意思決定を行い、より効率的に仕事を進めることができるのです。
会議議事録作成のベストプラクティス
会議録を正確かつ効果的に作成するためには、会議録作成のベストプラクティスに従うことが不可欠です。
ここでは、留意すべきいくつかのヒントを紹介します。
準備をする
会議の前に、会議の議題、出席者、会議の目的を明確に理解するようにします。
そうすることで、準備に役立ち、会議中に必要な情報をすべて把握することができます。
また、準備することで、会議中に発生する可能性のある質問や問題を予測することができ、より詳細で正確なメモを取ることができるようになります。
重要な情報に集中する
会議では、決定事項、アクションアイテム、問題や懸念事項など、重要な情報を記録することに集中します。
議論の詳細をすべて記録することは、時間がかかり、不必要です。
その代わりに、ステークホルダーが何を議論し、次に何をすべきかを理解するのに役立つ、重要な情報を記録することに集中しましょう。
テンプレートを使う
テンプレートを使用することで、会議の議事録を整理し、重要な情報を見落とさないようにすることができます。
オンラインで多くのテンプレートを見つけることができますし、組織のニーズに合わせて独自のテンプレートを作成することもできます。
議事録のテンプレートには、会議の日時、出席者、議題、決定事項、割り当てられたアクションアイテム、その他の関連情報のフィールドが含まれていることが望ましいです。
テンプレートを使用することで、一貫性があり読みやすい議事録を作成することができ、コミュニケーションや記録管理ツールとしてより効果的です。
有料ツールになりますが、アトラシアン製品のconfluenceはおすすめです。
議事録の確認と配布
会議終了後、議事録の正確性と完全性を確認します。
重要な情報をすべて把握し、議事録に誤字・脱字がないことを確認します。
また、議事録が明確で理解しやすいものであることを確認するために、他の人に確認してもらうのもよいでしょう。
議事録が正確であることが確認できたら、議論された内容や割り当てられたアクションアイテムを知る必要のある出席者や関係者に配布する。
締切や次のステップを必ず記載し、自分に何が求められているかを全員が把握できるようにします。
アクションアイテムのフォローアップ
会議の議事録を作成する上で最も重要なことのひとつが、アクションアイテムのフォローアップです。
会議終了後、割り当てられたアクションアイテムが議事録に明確に記録され、責任者が特定されていることを確認する。
会議後、責任者をフォローアップし、いつまでに何をすべきかが明確になっていることを確認する。
アクションアイテムの進捗状況を把握し、それに応じて議事録を更新する。
アクションアイテムのフォローアップは、会議での決定が効果的に実行され、プロジェクトや組織が計画通りに前進するために不可欠です。
まとめ
会議録は、あらゆる会議の重要な構成要素であり、多くの目的を果たすものです。
議事録は、議論された内容の正確な記録を提供し、透明性と説明責任を促進し、法的保護を提供し、組織の記憶として機能する。議事録作成のベストプラクティスに従うことで、正確で効果的、かつ組織にとって有用な議事録を作成することができます。
準備、重要な情報への集中、テンプレートの使用、議事録の確認と配布、アクションアイテムのフォローアップを忘れないようにしましょう。
そうすることで、会議が生産的なものになり、組織が目標に向かって前進することができるのです。
よくある質問
Q1：会議の議事録作成は誰が担当するのですか？
A1：会議の議事録作成は、通常、秘書や管理アシスタント、または指定されたメモ係など、一人の人間に任されます。
組織的で、気配りができ、会議中に議論された重要な情報を把握できる人を選ぶことが重要です。
また、議事録作成担当者は、組織の目標、プロジェクト、イニシアチブについて十分な理解を持ち、組織の優先事項を正確に反映した議事録を作成することが必要です。
Q2: 会議録は法的紛争にどのように役立つのでしょうか？
A2：議事録は、組織が責任ある倫理的な態度で行動したことを示す証拠として、組織を法的に保護することができます。
法的紛争が発生した場合、会議録は、組織が適切な手続きを踏んだこと、法的または規制上の要件を遵守したこと、利用可能な情報に基づいて情報に基づいた決定を行ったことを証明するために使用することができます。
また、会議録は、会議中の行動や意思決定の証拠を提供することで、個人の保護にも役立ちます。
Q3：会議録には何を記載すればいいのでしょうか？
A3: 議事録には、会議の日時、出席者、議題、決定事項、割り当てられたアクションアイテム、その他関連する情報など、必要な情報を含める必要があります。
議事録は、明確、簡潔、正確であるべきであり、不必要な詳細や意見の記載を避けるべきである。
また、議事録は、議論された内容や割り当てられた行動項目を知る必要のある出席者や利害関係者に配布する前に、正確さと完全性を確認する必要がある。
最後に、会議録は、アクションアイテムの変更または進捗を反映するために、必要に応じて更新されるべきである。
